 |
 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
|
 |
3CX IP-Telefonanlage für Windows System for Windows
Seite 47
7. Digital Receptionist/automatisches Antwortsystem
Einführung
Der Digital Receptionist (automatisches Antwortsystem) erlaubt es Ihnen, Anrufe auto-
matisch von der 3CX IP-Telefonanlage entgegennehmen zu lassen, sodass Anrufer über
ein Sprachmenü verschiedene Optionen per Telefontastatur auswählen können.
Beispielsweise können Sie ein Menü mit folgenden Auswahlmöglichkeiten einrichten: „Für
unseren Vertrieb wählen Sie bitte die 1, für den technischen Support wählen Sie bitte die
2 …“
Abhängig von der Leitung, über die ein Anruf eingeht, und unter Berücksichtigung der
Uhrzeit (innerhalb/außerhalb der Geschäftszeiten) lassen sich verschiedene Menü-
optionen und Ansagen einrichten. So ist es möglich, außerhalb der Geschäftszeiten eine
Ansage abzuspielen, bei der nicht alle Menüoptionen auswählbar sind.
Aufzeichnen einer Ansage
Vor der Einrichtung des Digital Receptionist ist die Struktur der gewünschten
Menüoptionen zu planen, und der Ansagentext muss aufgezeichnet werden. Hier ein
Beispiel für ein einfaches Menü: „Willkommen bei Firma XYZ. Für unseren Vertrieb
drücken Sie bitte die 1, für unseren technischen Support drücken Sie bitte die 2 oder
bleiben Sie in der Leitung, um mit einem unserer Mitarbeiter verbunden zu werden.“
Hinweis:
Es ist zu empfehlen, die Zifferntaste erst nach Angabe der Option zu nennen
(„für unseren Vertrieb drücken Sie bitte die 1“). Anrufer achten während der Ansage
zunächst auf die von ihnen gewünschte Option. Wird diese genannt, können sie sich die
zugehörige Ziffer aufgrund der erhöhten Aufmerksamkeit leichter merken.
Die Speicherung der Ansage sollte als WAV-Datei oder im MP3-Format erfolgen. Eine
optimale Leistung erzielen Sie mit den Einstellungen PCM, 8 kHz, 16 Bit, Mono. Nutzen
Sie hierfür beispielsweise den Microsoft Windows-Audiorecorder.
Aufzeichnen der Ansage per Windows-Audiorecorder
So nehmen Sie eine Ansage per Windows-Audiorecorder auf:
1. Rufen Sie den Windows-Audiorecorder über Start > Programme > Zubehör >
Unterhaltungsmedien > Audiorecorder auf. Der Recorder sollte bereits standardmäßig
installiert sein.